Skuteczna komunikacja w miejscu pracy. Jak ją prowadzić? Jak prowadzić efektywne rozmowy, które poprawią pracę zespołową?
Bez stałych skutecznych rozmów między menedżerami a pracownikami powodzenie jakichkolwiek celów i wskaźników wydajności pozostawione może być jedynie przypadkowi. W większości firm cele zmieniają się wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi w ciągu roku, a zmiany często powodują niepokój i dezorientacją. Jednak dzięki ciągłym wskazówkom i instrukcjom pracownicy mają większe szanse na to, aby mieć jasne oczekiwania, które są zgodne z ogólną działalnością firmy, dzięki czemu mogą lepiej radzić sobie ze zmianami w sposób pewny i jasny.
Według bestsellerowej książki Gallupa pt. „To menedżer”, istnieje pięć skutecznych form komunikacji wpływających na wyniki, które stanowią praktyczną ramę dla tego, jak i kiedy ustalać oczekiwania, nieustannie się rozwijać i tworzyć odpowiedzialność.
- Zorientowanie na role i relacje
Poznanie każdej osoby i jej mocnych stron oraz ustalenie oczekiwań, które są zgodne z mocnymi stronami danej osoby i ogólnymi celami organizacji.
Rozmowy te pozwalają menedżerom określić, czym jest sukces w roli danej osoby i jak ich praca ma się do oczekiwań współpracowników.
- Szybkie zrozumienie się
Pomóż pracownikom zrozumieć, czy znajdują się na dobrej drodze, tak aby mogli działać bez zbędnych barier. Menedżerowie mogą w odpowiednim momencie przyznać pracownikom uznanie za ich osiągnięcia, dyskutować o tym wszystkim, co stoi na przeszkodzie ich postępom lub po prostu nawiązać kontakt.
Takie rozmowy powinny być również zachęcające wśród osób z tego samego zespołu. Mogą brać oni udział w burzach mózgów nad nowymi pomysłami, przetwarzać je zewnętrznie lub polegać na silnych partnerstwach, które pomogą im zarządzać obciążeniem pracą.
- Monitorowanie
To raczej zaplanowane rozmowy, które odbywają się rzadziej. Podczas tych spotkań menedżerowie i pracownicy sprawdzają osiągnięcia jak i przeszkody oraz dopasowują i na nowo ustalają priorytety.
Także tutaj menedżerowie powinni zachęcać pracowników do angażowania się również w tych zaplanowanych rozmowach monitorujących z kolegami z zespołu. Rozmowy te są szczególnie przydatne w przypadku powtarzających się projektów i współpracy, w których spotkania takie mogą zapewnić stabilność, a nawet pomóc w rozwoju, tworząc tym samym silniejszy zespół.
- Coaching rozwojowy
Aby nadać pracownikom kierunek, wsparcie i radę, gdy zgłębiają możliwości swojej kariery, aspiracji lub rozwoju.
Ta rozmowa może być bardzo mobilizująca dla pracowników, ponieważ należy skupić się tutaj na mocnych stronach i osiągnięciach pracownika, a nie na jego słabościach.
- Przegląd postępów
Wykorzystaj te rozmowy jako potężne narzędzie coachingowe, koncentrując się na świętowaniu sukcesu, przygotowaniu się na przyszłe osiągnięcia oraz planowaniu możliwości i rozwoju.
Rozważ zespołowy aspekt oceny postępów i poproś pracowników, aby wskazali swoich najlepszych partnerów.
Aby pomóc kierować zachowaniami rozwojowymi, menedżerowie powinni upewnić się, że ich bieżące rozmowy na temat wyników są następujące:
- Częste
Poznaj preferencje każdego pracownika dotyczące komunikacji i ich procesu rozwojowego. Nie proś ciągle o raporty z postępów. Zamiast tego kontaktuj się z nimi przynajmniej raz w tygodniu.
- Ukierunkowane
Podczas rozmów coachingowych skupiaj się na celu i oczekiwaniach każdej rozmowy. Pomaga to zapobiec sytuacji, w której dyskusje nabierają charakteru transakcyjnego, co często sprawia, że są one nieszczere lub niepotrzebne.
- Zorientowane na przyszłość
Najlepsi menedżerowie proaktywnie udzielają porad i strategii do osiągania wybitnych wyników w przyszłości.
Proponowane działania:
Dla menedżerów: Ustaw terminy w swoim kalendarzu na następne kilka miesięcy, aby spotkać się i “monitorować” każdego ze swoich pracowników.
Dla pracowników: skontaktuj się ze swoim przełożonym i poproś o czas na spotkanie. Przedyskutuj kilka kwestii, które chciałbyś/łabyś omówić i zapytaj o regularne przeprowadzanie takich rozmów.
Więź zespołowa nie musi być formalna. Nie unikaj współpracowników przy kserokopiarce, korytarzach lub w kolejce po lunch. Rozmawiaj o pracy, rozmawiaj o życiu, po prostu zacznij tworzyć głębokie relacje.
Skuteczna komunikacja w miejscu pracy. Jeśli właśnie tego potrzebuje twój zespół skontaktuj się z nami już dzisiaj.
Zapraszamy: +48 578 300 220 / kontakt@tlncglobal.com.
https://tlncglobal.com/pl/kontakt/
Żródło: GALLUP Institute
